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海外転勤時の準備書類についての注意点を解説するよ。【直近の実体験がベースだよ】

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転勤、特に国境を跨いでの海外転勤は、日本からであっても、海外勤務地から第3国への転勤であっても、色々な手続きや書類が必要であり、慣れないと精神的にも肉体的にもとても大変です。特に転勤、引越し前は、色々と多忙になり、思うように準備ができません。
また、僕の場合は、転勤でしたが、転職による転勤はさらに大変なのではと思います。転勤であれば、勤務地は変わっても同じ会社に勤め続けているわけですから、シームレスで会社の総務部からのサポートを受けれますが、転職するとそのようなことはあまり期待できません。
実際のところ、書類の準備(一部自分で集めなければいけないものもありますが)等を会社の総務部等のお願いするのは、ある意味仕方ないですが、その書類が何のために必要なのかという、仕組みは自分なりに理解させた方が良いと思います。
日本の大手企業に勤めているぼくは、最近タイのバンコクからフィリピンのマニラに転勤になりました。この時の経験をもとに海外転勤時に知っておくべき情報を水平展開したいと思いこの記事を書く事にしました。

海外転勤時に本人が考慮すべき官庁申請

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大きく分けて、赴任前後に勤務国の関連関連官庁から発行してもらわなければいけない許可は以下の3つです。

  • 本人は勤務国に滞在し、就労する事に対する許可
  • 本人の帯同家族が勤務国に滞在する事に対する許可
  • 本人やその帯同家族の引越し荷物を持ち込む事に対する許可

この記事では、通常帯同家族の勤務国入国は本人の赴任から少し時間的に余裕があることから、この記事では主に、本人の滞在・就労許可と本人の引越し荷物の持ち込みに関する許可にポイントを絞ってお話ししていきます。
もちろん、帯同家族のことも重大項目ですが、殆どの場合、赴任者本人と同時に該当国に渡航することはないので、そのタイムラグ間に現地の事務担当者とケースバイケースの対応を行われるのが効率的かと思います。
上記の理由により、本記事では以下の2項目についてお話ししていこうと思います。

  • 本人は勤務国に滞在し、就労する事に対する許可
  • 本人の引越し荷物を持ち込む事に対する許可

また、上記以外でも、以下のような手続きが最低限必要になると思われます。しかしこれらの手続きに必要な書類は国により、官庁により、また銀行等の企業により異なるので、ケースバイケースでの対応が必要になると思います。すでに海外に拠点を持つ企業にお勤めであれば、現地の総務担当者が対応してくれるはずです。

  • 銀行口座開設のための手続き
  • 所得税納付のための手続き
  • 住居を借りるための手続き

ワークパミット(就業許可証、労働許可証)の取得

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本来、ワークパミット(就業許可証)とVISAは別物です。VISAは該当する外国人がその国に入国するために必要な書類の一部です。すなわち、入国するにはVISAは必要ですが、VISAを保持しているからといって、必ず入国できるわけではありません。また、VISAには入国の目的(観光、就労、留学等)のよって通常、いくつかの種類があります。

日本の世間一般でよく言われている「ビザ」は「入国管理及び難民認定法」(通称入管法)で規定されている、本来の意味でのビザVISA:査証)とは、大きく異なる場合があります。日本語でのビザはパスポート、VISAなどの書類をもとに該当国の関連省庁から発行される在留資格もしくは上陸許可証印に近いイメージです。
まず、海外勤務を行うために、つまり日本国外で仕事を行うには、基本的に該当国の関連省庁が発行したワークパミット(就労許可証)の取得が必要です。ワークパミットなしに就労すると違法労働者とみなされ、罰金、投獄、その後の入国禁止等重大な問題につながります。

戸籍謄本(抄本)

基本的に戸籍謄本(抄本)の提出は赴任国によらず必ず要求されると思います。
まず、はじめに戸籍謄本と戸籍抄本の違いについて簡単に説明します。戸籍謄本も戸籍抄本もどちらも戸籍簿の写しですが、戸籍謄本には戸籍のすべて(家族に関する)記録が記させていますが、戸籍抄本は戸籍の該当者個人のみに関する記録が記されています。(戸籍謄本であっても、両親の情報は本人に関する情報の一部として記載されています。)従って、単身赴任であれば、基本的に戸籍抄本で事足ります。家族帯同の予定があるならば、戸籍謄本を準備しましょう。
戸籍謄本(抄本)の発行は本籍地の地方自治体に発行を依頼するのですが、基本的に本人が出向いて発行してもらうか、郵送によって発行してもらうかになります。ただ、自治体によっては、委任状を添えれば、代理人に発行依頼をしてもらえる場合があります。私の場合も委任状(直筆のサインが入りました。)を添えて本社の総務部の方に依頼しました。また、委任者が法人になると何かと大変のようで、結局法務部の担当者個人に依頼する形になりました。ここらあたりは、自治体により、対応がかなり異なるようですので、本籍地の自治体にまずは電話で確認してください。

卒業証明書

専門性の高い職種での就労の場合は高等教育機関からの卒業・終業認定書の提出を求められます。また、英訳も求められ、場合によっては英訳者に制限がかけられますので注意が必要です。

無犯罪証明書

勤務国によっては、無犯罪証明書の提出が求められます。正式には、犯罪経歴証明書と言います。申請先は日本国内にいれば、都道府県のxxxxx,国外にいれば在外公館つまり大使館や領事館になります。これらの書類の申請にはこの書類が必要であることを証明する書類の提出を求められます。また、英訳の必要もありますので、注意してください。また、国によっては査証(Visa)の発行時にも提出を求める国があるようです。

医療証明書

ワークパミットの取得には医療証明書の提出が必要です。通常の場合は、勤務地に入った後、近くの大きな病院で簡単な検査を受けメディカルレポートを作ってもらいます。よほど僻地でちゃんとした病院がない場合以外は事前の準備は必要ないと思います。

引越し荷物の持ち込み許可について

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基本的に禁制品でなければ荷物の勤務国に送ることは可能です。しかし当たり前ですがそれ相当の審査を受けて、関税を払わなければいけません。しかし、引越し荷物と認定を受ければ、旅具通関という簡易な手続きで送ることができます。また、多くの国ではこの場合関税は免除されます。
しかし、引越し荷物と認定を受けるためには、荷物の持ち主がその国で長期に渡って滞在できる資格がないといけません。つまり多くの日本人駐在員の場合は多くの国においてワークパミットの取得が必要になります。
しかし多くの中進国、発展途上国ではこのワークパミットの発行にかなりの時間がかかることが少なくありません。したがって、ここからは少しグレーゾーンの話になるのですが、赴任国が明らかに禁止していない場合は、とりあえず、観光等のステイタスで入国し、その後、ワークパミットを取得していくプロセスになります。しかし、荷物にはこの方法は適用されないので、多くの国の場合は、(赴任)→(ワークパミット取得)→(引越し荷物認定)→(荷物輸入)の流れになります。つまり、多くの場合、元の赴任国から出国するのは本人と荷物はほぼ同時になりますので、一時期元の赴任国の引っ越す屋さんの倉庫に保管してもらうことになります。
ただ、この方法を使うと赴任国によっては、本人の赴任と引越し荷物の到着に2ヶ月、3ヶ月のタイムラグが起こりかねませんので、荷物が届いた頃には、待てずに同じものを買ってしまっていたということにもなりかねません。
もう一つの方法は関税を払う覚悟で、引越し荷物認定なしに送ることです。ただ、ここで注意しなければいけないのは、発展途上国の関税は一部常識を逸脱して高い場合があることです。例えばバングラデシュの完成品の液晶テレビの関税率は大型のものになるとテレビそのものの価値の700倍になります。700%ではありません。よって、時間がかかり関税を払わなければいけない場合は、引越し屋さんに確認を取り、かつ関税は会社場合であることを確認しましょう。この意味だけでも、国外の引越しには信用の置ける日本の引っ越し屋さんを使われることお勧めします。

まとめ

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いかがでしたでしょうか。今後、日本企業のグローバル化がさらに進み、海外で仕事をする日本人の数はますます増え赴任期間も長期化していくもの思われます。それに従い日本人の海外転勤回数も増加して聞くことでしょう。
また、私ごとでちょっと申し訳ないのですが、今回のバンコクからマニラへの転勤は比較的スムーズに問題なくこなせたのですが、1つだけ後悔していることがあります。それは、バンコクの携帯のSIMカードをマニラに入ると同時にマニラのSIMに切り替えたことです。ご存知の通り、インターネット経由の個人向けビジネス(例えば新聞の電子版など)やインターネットバンキングなどは、設定の変更などでの身元確認に携帯電話にSMSでその時だけのパスワードを送ってきます。SIMカードを交換すると当然電話番号も変わるため、このパスワードが受け取れなくなります。ぼくは今回この転勤に合わせて、仕事で使うノートブックを新調したのですが、会社のセキュリティーソフト絡みの更新に手間取ってしまいました。少しコストはかかりますが、元の赴任国のSIMカードは予備の携帯で使うなりして、ある程度落ち着くまでは保持した方良いかと思います。
それでは最後までお付き合いいただきありがとうございました。

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